Things 1.0 vs. OmniFocus 1.5

Ordnung ist das halbe Leben. Aber man muss nicht das halbe Leben opfern, um Ordnung in sein Leben zu bringen. So könnte man das Ansinnen beschreiben, das sich die Programme Things und OmniFocus auf die Fahne geschrieben haben. Das Ziel lautet dabei, das private und berufliche Umfeld auf eine bislang ungekannte Effektivitätsstufe zu hieven. Welcher der beiden Testkandidaten die Aufgabe besser erledigt, das zeigt der große Softwaretest von MacGadget.

Die "Getting Things Done"-Methode

Mit der Idee einer völlig neuen Form von Selbstorganisation hat David Allen die Arbeitsweise vieler Menschen neu strukturiert – und findet ständig neue Interessenten. Zeit als knappe Ressource schreit nach effektiven Lösungen. "Getting Things Done" (GTD) nennt sich das System, das die Selbstorganisation erleichtern und den Kopf für wichtige Dinge frei halten soll. Der Anspruch von GTD ist umfassend und klingt zu schön, um wahr zu sein: Weil die meisten Menschen von zu vielen Aufgaben, Pflichten und Herausforderungen regelrecht blockiert werden, setzt Allens Vorstellung von effektivem Selbstmanagement exakt hier an und befreit den Kopf von überflüssigen Ballast, räumt die Hirnwindungen frei und will den Blick auf das Wesentliche ermöglichen.

So viel zur viel versprechenden Theorie. Die Umsetzung in der Praxis ist banalerer Natur. GTD und andere Organisationsformern für die Strukturierung des eigenen Ichs setzen auf Notizen. Das hilft bei der Organisation ungemein. GTD geht sogar noch einen Schritt weiter: Aufgeschrieben wird alles, was zu erledigen ist. Konsequent und ohne Erbarmen. Die Folge: Der Kopf bleibt frei. Nichts kann vergessen werden.

Zur Unterstützung und zur Vermeidung von Zettelbergen auf dem Schreibtisch haben clevere Softwarehersteller Programme entwickelt, die diese oder ähnliche Ansätze zur Selbstorganisation elektronisch unterstützen. Sie fungieren auf dem Mac als großer Zettelkasten, in dem Aufgaben aller Art gesammelt und in eine Struktur gebracht werden können. Einmal aufgeschrieben sind die Tasks zwar aus dem Kopf aber nicht aus dem Sinn. Das Versprechen: Sie arbeiten organisierter, konzentrierter, stressfreier und gewinnen Zeit. Faustregel für die effektive Selbstorganisation: Alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Alles andere wird aufgeschrieben und nach Wichtigkeit abgearbeitet.

Programme wie Things oder OmniFocus wollen Sie beim Vorhaben, effektiver zu werden, nach Kräften unterstützen und setzen dabei nicht alleine auf den traditionellen Kalender, sondern auf das "Erledigen von Dingen". Wer sich also zur besseren Selbstorganisation einem der beiden Programme überantwortet, der ist auf das reibungslose Funktionieren der Software angewiesen. Fehler oder Beeinträchtigungen in der Funktion können Sie unter Umständen teuer zu stehen kommen. Deswegen sollten die elektronischen Gedankenstützen unter Beobachtung stehen.

Grundsätzlich verfolgen beide Programme einen unterschiedlichen Ansatz beim Ansinnen, Ordnung in die Fülle der zu erledigenden Aufgaben zu bringen. Während OmniFocus auf eine sorgfältige Kategorisierung setzt und somit generalstabsmäßig an die zu erledigenden Aufgaben herangeht, verzichtet Things darauf komplett – Tags, die jeder Aufgabe zugewiesen werden, erfüllen diese Funktion ebenfalls.

Things 1.0
Schick und funktionell zugleich: die Programmoberfläche von Things


Look & Feel

Eine kleine Überraschung nach dem Programmstart: Erfrischend und schick weiß Things mit einer funktionellen Programmoberfläche zu gefallen, die selbst beim Erstkontakt keine Rätsel aufgibt. Das optisch gelungene Stück Programmierkunst erinnert auf den ersten Blick ein wenig an Apple Mail. Der Posteingang und ein darunter befindlicher Ordnerbaum erwecken das Gefühl, einem alten Bekannten zu begegnen. Auf den ersten Blick unübersichtlich und weniger ans Herz gehend offenbart OmniFocus dem User seine Organisationstalente. Kontext- und Planungsmodus samt Bibliothek mit Beispielaktionen wirken auf willige Selbstorganisatoren zu Beginn reichlich verwirrend. Deutlich wird aber sofort: OmniFocus besitzt ein komplexeres Verständnis von Organisation.

Während die Bedienung in Things intuitiv gelingt, steht den Usern bei OmniFocus eine ausgesprochen gelungene Dokumentation samt ausführlichem Einführungsvideo zur Seite, die Berührungsängste schwinden lässt. Hier werden die grundlegenden Funktionen und das Arbeitsprinzip näher erläutert. Eine im Programm implementierte Hilfefunktion in deutscher Sprache weist den Weg in Zweifelsfällen. Bei kniffligen Angelegenheiten unterstützen Foren (in englischer Sprache). Die User von Things werden die Hilfe nicht oft zu sehen bekommen, weil das Programm schlank und einfach gehalten ist. Im Falle eines Falles enttäuscht Things allerdings, weil die Hilfe ausschließlich in englischer Sprache verfügbar ist – bei einem Programm aus Deutschland ist das ebenso unverständlich wie ärgerlich. Gleiches gilt für die Webseite auf der zusätzlicher Support offeriert wird. Forum und Wiki helfen denen weiter, die Probleme auch in englischer Sprache lösen können.

OmniFocus 1.5
Auf den ersten Blick wird die tiefe Organisationsstruktur von OmniFocus deutlich


Organisation & Funktionalität

Prinzipiell verfolgen beide Programme nicht nur das gleiche Ziel, sie arbeiten auch ähnlich. Im Posteingang (OmniFocus) oder im Eingang (Things) werden Aktionen (OmniFocus) oder Aufgaben (Things) gesammelt, die sich keinen Projekten zuordnen lassen. Das beherrschen die beiden Testkandidaten sogar per Shortcut: Ganz gleich in welchem Programm man sich gerade befindet. Mit dem entsprechenden Tastaturkürzel öffnet sich eine Schwebepalette, die alle erforderlichen Einträge aufnimmt und die Aufgabe an das jeweilige Programm weiterleitet. Einzige Voraussetzung: Die Testlinge müssen betriebsbereit im Hintergrund laufen. Falls erforderlich können die Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt konkreten Projekten zugeordnet oder weiter bearbeitet werden. Nach der Erledigung wandern die Aufgaben ins Archiv (OmniFocus) oder ins Logbuch (Things). Praktisch: In Things können auch Aufgaben für andere Personen hinzugefügt werden – ideal, wenn mehrere Personen an der Erledigung an Aufgaben beteiligt sind.

Die Bedienung von Things bietet keine Fülle von Möglichkeiten. Das stellt nicht nur die einfache Bedienung sicher, sondern ist der erfolgreiche Versuch, Kreise zu quadrieren, denn: Things gewährt einen Einblick in GTD, bleibt aber so flexibel in der Organisation, so dass man eigene, bewährte Organisationsformen durchaus beibehalten kann. Zentraler Punkt bei der Organisation sind Tags, die allen Tasks zugewiesen und durch Prioritätsstufen geadelt werden können. Was eher nach Anarchie denn nach Ordnung klingt, klappt in der Praxis erstaunlich gut. Das Prinzip ist denkbar einfach: sammeln, fokussieren, organisieren – und erledigen. Bereiche, Projekte, Aufgaben – mit dieser Mini-Struktur kommt Things aus. Gruppierungen oder das Anlegen von Unteraufgaben sind zurzeit nicht möglich, sollen aber in einer späteren Programmversion folgen.

Die Einfachheit macht die Attraktivität von Things aus, setzt dem Programm aber auch Grenzen. Wächst die Fülle der Aufgaben über einen "kritischen" Wert an, dann wird das Konglomerat der zu erledigenden Dinge leicht unübersichtlich. An diesem Punkt kann OmniFocus seine Talente in die Waagschale werfen. Die Erstellung neuer Aufgaben gelingt nach einer kurzen Einarbeitungszeit ebenso auf Anhieb wie die Umwandlung in Projekte oder eine entsprechende Zuordnung. Beides ist bequem per Drag & Drop möglich. In puncto Organisationstiefe unterscheidet sich OmniFocus deutlich von Things:

Aufgaben können mit Vorgaben versehen werden. Zur Auswahl stehen die Vorgaben parallel und sequentiell. Parallel bedeutet nichts anderes, als dass die Aktion von keiner anderen abhängt und ohne Rücksicht auf andere Aufgaben erledigt werden kann. Alternativ dazu bezeichnet sequentiell die aufeinander aufbauende Erledigung von Aktionen. Das heißt: Eine vorhergehende Aufgabe muss abgeschlossen sein, um mit der folgenden beginnen zu können. Oder anders formuliert: Hinter dem Begriff sequentiell verbirgt sich die Beschreibung eines Workflows für komplexe Herausforderungen.

Die in die Bereiche Projekt- und Kontext-Modus unterteilte Benutzeroberfläche von OmniFocus unterstützt den User dabei, umfassende Ordnungsstrukturen auf einen Blick zu erfassen.

Things vs. OmniFocus
Klarer Vorteil für OmniFocus in puncto Funktionsvielfalt.
Subjektiv weiß aber Things zu überzeugen.


Kompatibilität & Features

Um Missverständnissen vorzubeugen: Beide Testprogramme sind nicht als Alternative zu iCal oder anderen Kalenderprogrammen gedacht. Sie ergänzen den Kalender. Sicher kann auch iCal für den Zweck der Selbstorganisation eingesetzt werden. Doch die Fülle der Aufgaben, die Things oder OmniFocus aufnehmen sollen, würden jeden Kalender schnell überfordern und zu einem unpraktischen Koloss anschwellen lassen. Deswegen: Wer es ernst meint, alle – wirklich alle - Aufgaben zentral zu erfassen, der sollte sich für einen der beiden Testkandidaten entscheiden. Klarer Favorit in puncto Kompatibilität zu iCal ist OmniFocus. Zwar lässt sich auch Things mit den iCal-Bereichen Aufgaben und Ereignisse synchronisieren. OmniFocus bietet aber deutlich mehr Möglichkeiten. Generell lässt die Integration ergänzender Software bei OmniFocus keine Wünsche offen. Aufgaben lassen sich per Mail einrichten, wenn die entsprechende Adresse zuvor autorisiert wurde. Außerdem kann der OmniFocus-Inhalt per Spotlight durchsucht werden.

Sowohl Things (7,99 Euro) als auch OmniFocus (15,99 Euro) bieten eigene Applikationen für das iPhone bzw. den iPod touch an. Vom Start weg waren die entsprechenden Versionen verfügbar und bieten die Möglichkeit, die Desktop-Programme mit der mobilen Anwendung zu synchronisieren. Grundsätzlich beherrscht OmniFocus aber auch den Bereich der Synchronisation besser und bietet die Möglichkeit, MobileMe, Bonjour oder einen Server anzubinden.

Fazit

Beide Programme eignen sich ganz hervorragend, um die Selbstorganisation effektiv zu gestalten und den Kopf für die gerade anstehende Aufgabe frei zu bekommen. Dass sie dabei unterschiedlichen Ansätzen folgen, ist als ein Angebot an die User zu verstehen. Jeder, der sich für einen der beiden Testlinge interessiert, sollte sich deswegen vor dem Kauf intensiv mit den Demoversionen auseinandersetzen und prüfen, welches Programm sich individuell besser anfühlt. Grundsätzlich sind beide Programme aber gute Werkzeuge. Nicht zuletzt durch die größere Organisationstiefe sind die Funktionen von OmniFocus wesentlich mächtiger als die von Things.

Doch das ist beileibe kein K.o.-Kriterium für Things. Die Funktionsfülle muss nicht grundsätzlich das entscheidende Kriterium für einen der beiden Kandidaten sein. Wer allerdings eine große Zahl unterschiedlicher Projekte zu erledigen hat, an unterschiedlichen Standorten aktiv ist oder großen Wert auf die individuelle Konfigurierbarkeit der Software Wert legt, der kommt ebenso wenig an OmniFocus vorbei wie Verfechter der reinen GTD-Lehre. Allerdings beansprucht OmniFocus gerade zu Beginn mehr Zeit für die Einarbeitung als das deutsche Softwareprodukt.

Things fühlt sich sehr gut an und ist durchdacht – und damit genau so wie der eigentliche Einsatzzweck. Handling und Aussehen stimmen – ein nicht unerhebliches Argument für eine Software, die mehrmals täglich eingesetzt werden soll. Die effektive Selbstorganisation gelingt aber mit beiden Programmen vorzüglich – die nötige Disziplin bei der Erfassung von Aufgaben vorausgesetzt. Mit Things macht die Strukturierung des eigenen Ichs sogar Spaß.

Links & Spezifikationen

Things 1.0.2
Hersteller: Cultured Code
Systemvoraussetzungen: Mac OS X 10.4.11 oder neuer
Sprachen: Deutsch, Englisch
Preis: ca. 41,50 Euro (Familiy Pack mit fünf Lizenzen ca. 62 Euro; Schülerversion ca. 29 Euro)
Demoversion: verfügbar (4,3 MB)

OmniFocus 1.5
Hersteller: Omni Group
Systemvoraussetzungen: Mac OS X 10.4.8 oder neuer
Sprachen: Deutsch, Englisch und andere Sprachen
Preis: 57 Euro
Demoversion: verfügbar (17,1 MB)

Kommentare

Synchronisation

Für mich ist das wichtigste Argument für OmniFocus die sehr durchdachte und vielfältige Möglichkeit Daten zu synchronisieren.
Die Synchronisation funktioniert über meinen MobileMe Account vom iPhone und/oder MacBook unterwegs oder vom Schreibtischrechner reibungslos, und ich habe automatisch auf allen Systemen den gleichen GTD-Zustand. Dafür nehme ich gern eine etwas längere Einarbeitunszeit in Kauf.

Lokalisierung

Bei OmniFocus kann man sich mit dem iPhone seine Kontext-bezogenen Aufgaben ortsabhängig anzeigen lassen. Die nächstgelegenen "points of actions" werden als Liste angezeigt und mit einem Klick kann man sich auch eine Routenbeschreibung von A nach B berechnen lassen – killer feature!

Features vs. Nutzen?

Ich habe beide Programme gekauft! Omni zuerst und ich war kurz davor einen Fanclub zu gründen. Dann schlief aber die Begeisterung es zu nutzen ein.
Thing "kann" weniger und hilft mir doch umso mehr.
Es ist wie so oft eine Frage: was funktioniert für MICH?